การสอนงาน
เทคนิคสอนงานน้องใหม่ ให้เป็นงานไว (ฉบับคนไม่มีเวลา)
เทคนิคสอนงาน เป็นหนึ่งในเทคนิคที่จำเป็นอย่างมากในการทำงาน โดยเฉพาะเมื่อมีคนมาใหม่ ก็ต้องมีรุ่นพี่สอนงาน แต่จะทำอย่างไร ให้น้องใหม่เป็นงานเร็ว เราจะได้ไปทำงานของเราได้เต็มที่ ส่วนน้องใหม่ก็ Happy ที่ทำงานได้ด้วยตัวเองเร็วๆ ไม่ต้องคอยถามรุ่นพี่ บ่อยๆ บางทีก็เกรงใจไม่กล้าถาม เพราะเห็นว่ารุ่นพี่กำลังยุ่ง กลัวทำงานพลาดแล้วไม่ผ่านโปร เอาเป็นว่าวันนี้เรามีเทคนิคสอนงานน้องใหม่ ให้เป็นงานไวมาแนะนำ ไม่ว่าน้องใหม่จะเข้ามากี่คนก็บ่ยั่น
1. น้องใหม่ในอุดมคติ
เราต้องการน้องใหม่แบบไหน น้องใหม่ที่ทำอะไรได้บ้าง ให้เขียนออกมาเป็นข้อๆ แล้วสรุปออกมาว่าน้องใหม่ต้องรู้อะไรบ้าง จึงจะสามารถเป็นน้องใหม่ในอุดิคติของเราได้ ที่สำคัญต้องบอกให้น้องใหม่ทราบถึงความคาดหวังของรุ่นพี่ด้วย
2. ไม่จำเป็นต้องสอนทุกอย่าง
อะไรที่น้องใหม่สามารถ Self-learning ด้วยตัวเองได้ ก็ให้เรียนรู้ด้วยตัวเอง อาทิ ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับบริษัท, ข้อมูลสินค้า เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ควรจะต้องรวบรวมไว้เป็นที่เป็นทาง หรือในระบบที่น้องใหม่สามารถเข้าถึงได้สะดวก ค้นหาข้อมูลง่าย ทบทวนได้ทุกเมื่อที่ต้องการ อย่างใน H&G Learning
3. เรื่องที่ต้องสอน ก็ไม่ควรละเลย
“คงรู้แหละ” “น่าจะรู้มั้ง” เมื่อมีความคิดเหล่านี้ผุดขึ้นมาในหัว นั่นหมายความว่าคุณกำลังไม่มั่นใจว่าน้องใหม่จะรู้หรือสามารถทำเรื่องนั้นๆ ได้หรือไม่ ก็ควรให้สอน หากน้องรู้อยู่แล้วก็ไม่เป็นไร ถือเป็นการทบทวนไปในตัว
4. Say Goodbye การสอนปากเปล่า
อ้างอิงจากกฎการจดจำของ Ebbinghaus Forgetting Curve คนเรามีความสามารถในการจดจำหลังจากเรียนรู้เพียง 80% เท่านั้น และจะค่อยๆ ลืมไปเรื่อยๆ หากไม่ได้ทำบ่อยๆ หรือทบทวน
คิดง่ายๆ ว่า วันนี้เราเตรียมตัวเตรียมใจมาเต็มที่ Overview งานให้น้องฟังตั้งแต่เช้ายันเย็น น้องได้ความรู้ไปเพียง 80/100 อีก 20 หายเข้ากลีบเมฆไปแล้ว แน่นอนว่าน้องใหม่ก็ต้องมาถามรุ่นพี่ แต่รุ่นพี่ก็ยุ่ง ไม่กล้าถาม ต้องรวบรวมความกล้าอยู่นานสองนาน
เพราะฉะนั้นเวลาสอนงานควรมีคู่มือ วิธีการทำงาน ขั้นตอนการทำงาน ประกอบด้วย ซึ่งหากมีภาพประกอบ หรือมีคลิปวิดีโอด้วย ก็จะทำให้น้องใหม่เห็นภาพมากขึ้น และยิ่งเมื่อกลับมาทบทวน ก็จะช่วยให้น้องใหม่เข้าใจได้มากขึ้น ซึ่งแน่นอนว่าข้อมูลเหล่านี้ควรจะต้องรวบรวมไว้เป็นที่เป็นทาง หรือในระบบที่น้องใหม่สามารถเข้าถึงได้สะดวก ค้นหาข้อมูลง่าย ทบทวนได้ทุกเมื่อที่ต้องการ อย่างใน H&G Learning
5. ให้ใจไม่พอ ต้องให้เวลาด้วย
“ถ้ามีอะไรสงสัยก็ถามพี่ได้ตลอดเลยนะ” พอถึงเวลาจริงรุ่นพี่ก็ยุ่ง อาจจะไม่มีเวลาตอบคำถามน้องใหม่ได้มากนัก ดังนั้น ต้องหาเวลาให้น้องใหม่ได้ซักถามถึงสิ่งที่สงสัย หรือหยิบยก Case Study มาเล่าให้น้องฟังบ้าง วันละ 30 นาทีก็ยังดี การพูดคุยแบบนี้จะทำให้รุ่นพี่รู้ว่าน้องยังไม่เข้าใจอะไร หรือต้องสอนอะไรเพิ่มเติมบ้าง
6. เข้าใจ แต่ไม่เข้าใจ
รุ่นพี่ต้องไม่ลืมว่าน้องใหม่อาจมีเรื่องไม่เข้าใจ แต่คิดว่าตัวเองเข้าใจ เพราะฉะนั้นต้องมีการทดสอบความเข้าใจของน้องใหม่ ไม่ว่าจะเป็นการให้ทำข้อสอบ การถาม-ตอบ การทำงานจริง และสามารถทำได้ผ่าน H&G Learning บอกเลยว่าง่าย และสะดวกมากๆ รุ่นพี่สามารถติดตามการเรียนของน้องใหม่ผ่านระบบ ว่าเรียนอะไรไปแล้วบ้าง เข้าใจมากน้อยแค่ไหน ส่วนรุ่นน้องก็สามารถทบทวนได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
7. คำชมง่ายๆ แต่ได้ใจมากๆ
หากน้องทำงานได้ดี มีความตั้งใจ ก็ให้คำชมเชยน้องบ้าง แค่พูดชมแล้วระบุนิดนึงว่าน้องใหม่ทำอะไรได้ดี และให้คำแนะนำเพิ่มเติมด้วยก็ได้ เพื่อให้น้องมีทั้งกำลังใจ และรู้ว่ายังพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้นได้อีก อย่างเช่น “ทำ Report ได้ดีมาก พี่อ่านแว้บเดียวเข้าใจเลย จะดีกว่าดีอีกถ้ามีการเปรียบเทียบตัวเลขกับไตรมาสที่ผ่านมาด้วย” ใน H&G Learning มีสอนเทคนิคการชมเชยด้วยนะ ไปหาเรียนกันได้
8. เติมเต็มสกิลด้านอื่นๆ
นอกจากเรื่องการทำงาน ควรมีการพัฒนาด้านอื่นๆ จำเป็นต้องใช้ในการทำงาน หรือการทำงานร่วมกับผู้อื่นด้วย อย่างเช่น การสื่อสาร Time Management และอีกมากมายที่หาเรียนได้ใน H&G Learning มากกว่า 250+ คอร์ส ไม่ใช่แค่น้องใหม่นะที่เรียนได้ รุ่นพี่ก็เรียนได้เช่นกัน เพราะมีทั้งคอร์สพื้นฐานและคอร์ส Advance มากกว่า 10 หมวดหมู่
หากวิธีเดิมๆ ที่เคยทำอยู่มันไม่ค่อยได้ผล ก็ลองหาวิธีใหม่ๆ หรือลองทำตาม "เทคนิคสอนงาน" ข้างต้นได้ แต่หากต้องการเพิ่มความสะดวกสบาย ก็หาระบบมาช่วยให้การสอนงานของรุ่นพี่ และการเรียนรู้ของน้องใหม่ทำได้ง่ายขึ้น มีประสิทธิภาพสูงขึ้นได้ นอกจากนั้น หากองค์กรมีการขายตัว มีน้องใหม่เข้ามาอีก ก็จะง่ายยิ่งขึ้น เพราะเราเตรียมทั้ง Know-how และ Materials ไว้หมดแล้ว แถมยังช่วยลดอัตราการลาออก เพราะไม่มีคนสอนงานได้อีกด้วย เรียกได้ว่ายิงปืนนัดเดียวได้นก ∞ ตัว
หากคุณต้องการตัวช่วยในการสอนงาน หรือต้องการทำ Knowledge Sharing ในองค์กร ต้อง H&G Learning